Finanztools, die KMUs auf Erfolgskurs bringen

Digital zur effizienten Finanzplanung

Die Digitalisierung schafft für Unternehmen neue Möglichkeiten. Intelligente Softwarelösungen automatisieren Arbeitsprozesse und machen sie effizienter. Für eine zeit- und kosteneffiziente Finanzplanung stehen Instruments zur Verfügung, die Abläufe optimieren.

2020 zeigte eine Studie, dass das Potenzial ganzheitlicher Finanztools für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) groß ist. Maßgeschneiderte Programme ermöglichen eine erfolgreiche Liquiditätsplanung.

Die Buchhaltung ist ein zentraler Aspekt der Unternehmensführung. Das Gesetz verpflichtet folgende Unternehmensformen zur Buchhaltung:

Doppelte Buchführung

• Kapitalgesellschaften und Unternehmen mit Eintrag ins Handelsregister (AG, GmbH und OHG)
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro professional Geschäftsjahr oder einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro professional Geschäftsjahr.

Einfache Buchführung

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von unter 600.000 Euro professional Geschäftsjahr oder einem Gewinn von unter 60.000 Euro professional Geschäftsjahr.

Mit einem Finanztool für die digitale Buchführung gestalten Unternehmen Geschäftsvorgänge und Finanztransaktionen übersichtlich und clear. Gute Programme führen alle Geschäftskonten mit den Unterkonten. Des Weiteren ordnen sie jede Transaktion und jeden Einzelvorgang nachvollziehbar einem Geschäftskonto zu.

Überblick über zentrale Finanztool-Funktionen

Diese Funktionen bietet ein gutes Finanztool für die Buchhaltung an:

• Einfache und doppelte Buchhaltung in Type von Aufzeichnungen zu Einnahmen und Ausgaben und einer Gewinn- und Verlustrechnung
• Ein Software zur digitalen Führung eines Kassenbuches
• Eine automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung
• Vorbereitende Funktionen für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung
• Ein automatisierter Jahresabschluss inklusive der Bilanzierung
• Die übersichtliche Verwaltung von offenen Posten zur Unterstützung des Mahnwesens
• Eine Schnittstelle zum On-line-Banking für alle Geschäftskonten
• Eine Schnittstelle zum Steuerberater und dem Finanzamt (DATEV und ELSTER) 
• Funktionen zur Verwaltung der Lohnbuchhaltung

Brauchen Unternehmen ein Geschäftskonto?

Bereits in der Gründungsphase sollten Unternehmer prüfen, ob sie ein separates Geschäftskonto benötigen. Eine gesetzliche Pflicht zur Führung eines separaten Geschäftskontos ist nicht für jede Unternehmensform und -größe gegeben.

Wichtige Fakten zum Geschäftskonto im Überblick

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte rund um ein Geschäftskonto aufgeführt:

• Kapitalgesellschaften sind gesetzlich zur Führung eines Geschäftskontos verpflichtet. Dazu zählt die Aktiengesellschaft (AG) und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Das Geschäftskonto muss der Gründer bei der Gründung einrichten, um das gesetzlich festgelegte Mindeststammkapital dort zu hinterlegen. Einen Nachweis über die Kontoeröffnung und die Einzahlung fügt der Notar der Eintragung ins Handelsregister bei.
• Einzelunternehmen oder Personengesellschafen müssen kein separates Geschäftskonto führen.
• Banken und Kreditinstitute schließen die Nutzung privater Konten für geschäftliche Transaktionen in ihren AGB häufig aus. Bei Zuwiderhandlung können Banken ein Kundenkonto kündigen und rückwirkend Gebühren für getätigte geschäftliche Transaktionen erheben.
• Ein separates Geschäftskonto ist für alle Unternehmensformen sinnvoll. Über getrennte Konten bleibt eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vermögenswerten und Transaktionen erhalten. So schaffen Unternehmer Transparenz für ihre Finanzen.

Moderne Softwarelösungen für die Buchhaltung in KMUs unterstützen bei der digitalen Finanzplanung. Unternehmen, die flexibel bleiben und sich ihre digitale Finanzplanung selbst zusammenstellen möchten, sollten spezifische Finanztools berücksichtigen.

Steuerliche Rahmenbedingungen für Unternehmen sind in Deutschland im Umsatzsteuergesetz (UstG) verankert. Für KMUs gelten hier verschiedene Sonderregelungen. Related sind:

• die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG),
• die Istbesteuerung (§ 20 UStG),
• erleichterte Aufzeichnungspflichten (§ 22 UStG),
• Intervalle zur Abgabe der Steuererklärung in Abhängigkeit von der tatsächlichen Steuerlast (§ 18 UStG).

Spezielle Finanztools für die Steuererklärung in KMUs berücksichtigen die allgemeingültigen rechtlichen Rahmenbedingungen und die Sonderregelungen für einzelne Unternehmensformen. Außerdem erstellen sie anhand der über das Geschäftsjahr eingepflegten Daten eine rechtskonforme Steuererklärung zum erforderlichen Zeitpunkt. Intelligente Softwarelösungen inkludieren Schnittstellen zum Steuerberater und dem Finanzamt, um die Steuererklärung direkt und sicher digital zu übermitteln.

Die Rechnungslegung nimmt je nach Unternehmensform und Geschäftsmodell viel Zeit in Anspruch. Mit intelligenten Softwarelösungen können Unternehmer die Vorgänge rund um das Erstellen und Versenden von Rechnungen automatisieren. Mit wenigen Klicks erstellen und versenden die Instruments rechtssichere Rechnungen. Viele Programme unterstützen die Gestaltung individueller Rechnungsvorlagen im Unternehmensdesign für einen professionellen Außenauftritt.

Gute Finanztools für die Rechnungslegung bieten zusätzliche Funktionen zur Verwaltung der Abrechnung. Dazu gehört zum einen eine digitale Schnittstelle zu allen relevanten Geschäftskonten, um Ein- und Auszahlungen nachzuhalten. Zum anderen ist eine Übersicht über noch offene und gegebenenfalls überfällige Posten wichtig. Damit verknüpft ist oft eine Funktion zur digitalen und automatisierten Abwicklung des Mahnwesens.

Eine gute Liquiditätsplanung ist für KMUs ein entscheidender Faktor, um wirtschaftlich handlungsfähig und wachstumsstark zu bleiben. Digitale Instruments zur Budgetierung und Liquiditätsplanung unterstützten Unternehmen bei diesen Punkten:

• Einnahmen und Ausgaben überwachen
• Grenzen der finanziellen Mittel einhalten
• Rücklagen bilden.

Mithilfe intelligenter Analysefunktionen ermitteln Softwarelösungen finanzielle Spielräume und zeigen Investitionsmöglichkeiten auf. So können Unternehmen digital unterstützte Budgetierungen und Finanzpläne erstellen. Diese sind für das interne Reporting und als Gesprächsgrundlage mit Geschäftspartnern hilfreich.

Finanztools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für Unternehmen mit steigender Mitarbeiterzahl interessant. Sie erleichtern die Lohnbuchhaltung durch automatisierte Prozesse. Da KMUs Wachstumspotenzial bergen, sollen Finanztools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung flexibel sein.

Intelligente Finanztools unterstützen Unternehmen in der digitalen und automatisierten Abwicklung aller finanzrelevanten Prozesse. Die Umstellung auf softwarebasierte Abläufe optimiert Finanzprozesse und die Buchhaltung und stellt die Liquiditätsplanung auf eine solide Foundation.